在不少单位的日常场景里，会议室抢不到、健身场地预约流程繁琐、外来访客进门要反复登记签字，一直是让行政和员工都头疼的老问题。如今依托智慧门牌搭建的场地预订联动门禁体系，把预订、报名、签到、开门全流程打通，不用反复跑前台、不用找管理员反复审批，就能把各类公共场地的使用效率提上来。

内部人员预订：免审核，还支持周期自动预约

针对单位内部员工，这套系统做了最简化的操作路径：

大家直接通过单位专属APP或小程序，就能自主选择想要的场地和使用时段，填写所属组织单位、部门、组织人及预订人基础信息后，无需额外提交审核，就能直接完成场地预订。

系统还支持按天或按周设置自动重复预订，比如每周固定周三下午的部门例会，设置一次就能自动生成后续数周的预订记录，不用每次开会前都重新提交申请。

外部人员预订：扫码提交申请，审核流程线上完成

针对需要使用开放场地的外部合作人员，系统也设置了清晰的申请通道：

外部人员只需扫描场地对应的专属二维码，或是点击单位公众号内的场地预订菜单，就能直接进入申请页面。

页面内会自动展示所有对外部开放的可预订场地，选择对应时段后填写组织单位、组织人及预订人相关信息，就能直接提交申请，等待管理员线上审核，审核结果会实时推送通知，通过后即可完成预订，不用再反复打电话确认进度。

报名环节：线上分享二维码，自动管控场地人数

预订成功的会议、接待活动或是健身场次，后续的参与报名也完全可以在线上闭环完成：

预订人可以直接生成专属报名二维码，分享给所有参与人员，大家扫码后录入个人基础信息就能提交报名，不用再挨个统计签到表。

参与人员也可以直接通过公众号菜单进入报名列表，在所有开放报名的会议、接待、健身项目里，自主选择想要参加的场次，填写信息后即可完成报名。

如果该场地开启了人数上限设置，一旦报名人数达到上限，系统会自动提示该场次名额已满，不再接受新的报名申请，从源头避免场地人数过载的问题。报名截止后，预订人可以直接在手机端或是管理后台，一键导出完整的报名名单，不用再手动整理汇总。

签到开门：提前15分钟解锁权限，扫码就能自动开门

到了预订时段的前15分钟，对应场地的智慧门牌设备就会自动切换显示“扫码签到”二维码，所有人员都可以开始签到操作：

预订人和已经完成报名的人员，直接用微信扫描门牌上的二维码，首次使用只需录入一次个人信息，点击签到按钮后，平台自动完成身份核验，门禁就会直接解锁开门，全程不用接触实体按键。

未提前报名的人员，同样可以在这个时段扫码签到，首次使用完成个人信息录入后，智慧门牌会自动切换到密码输入界面，输入预订人事先分享的临时密码，门禁就能自动解锁开门。

如果该场次开启了“仅已报名人员可签到”的专属设置，未报名的人员扫码后将无法完成签到，从入口处就保障了会议和活动的人员管控安全。

密码管理：后台批量配置，15秒内同步更新

这套联动体系里的门禁密码，也实现了全线上的高效管理：

门禁管理员的专属密码，支持在管理后台单台设备单独设置，也可以批量给所有智慧门牌统一配置，只要设备网络通畅，设置完成后15秒内，密码就会自动同步更新到对应的智慧门牌设备上。

针对每场活动生成的临时门禁密码，会在场地进入签到状态时由平台自动随机生成6位数字密码，同样在网络正常的情况下，15秒内就能同步更新到门牌设备上，既避免了密码长期不变带来的安全隐患，也不用人工挨个去设备上修改密码。

智慧门牌（门禁密码输入界面）

从过去“先填单、再找领导签字、最后到前台拿钥匙开门”的繁琐流程，到现在手机上几步操作就能完成全流程，智慧门牌和门禁的联动，正在把单位里的公共场地使用场景，变得更高效也更省心。